Open communicatie wordt vaak genoemd als streven binnen een team of organisatie. Maar pas als we echt weten wat we hiermee bedoelen, kunnen we stappen zetten.

Onder dit streven naar ‘open communicatie’ kunnen verschillende meer concrete wensen liggen. In deze blogreeks ga ik hierop in.

Vandaag deel 2: het vragen, geven en ontvangen van feedback.

Iedereen communiceert op een andere manier. En in de samenwerking met de ene collega zijn er maar weinig woorden nodig om elkaar te begrijpen, terwijl je in een andere samenwerking elkaar soms maar niet lijkt te ‘verstaan’. Wanneer we ons onbegrepen voelen of communicatie veel energie kost, kan dit ertoe leiden dat we contact uit de weg gaan. Dat we ons als het ware terugtrekken uit samenwerkingen. Dat is een hele menselijke reactie. We gaan ongemak uit de weg. En toch is het voor de betrokkenen en het team fijn als de verbinding weer kan worden gemaakt.

Hiernaast wil je als medewerker en als team kunnen groeien. Ontwikkeling is niet alleen van belang voor de kwaliteit van het werk zelf, maar levert vaak ook heel veel werkplezier op. Het gevoel van samen iets nieuws te hebben bedacht en dit te realiseren. Dat probleem wat er al langer was nu uit de wereld te helpen en de kwaliteiten van het team te benutten om te kunnen creëren en innoveren.

Feedbackplan

Hoe geef je feedback vorm in de praktijk? Laten we het concreet maken.

Het begint met het besef dat feedback geven en ontvangen van waarde is. Voor elk mens en ook voor het team. Als die basis gelegd is, schep je zelf de voorwaarden/omstandigheden waaronder feedback mogelijk is. Je reserveert er tijd voor en een locatie waar jullie elkaar ontmoeten.

Uitgangspunt in feedback is altijd dat de gever een eigen waarneming en gevoel deelt. Het is subjectief. Zelfs als we ervan overtuigd zijn dat iedereen ons mening zou delen. Het is een gesprek op basis van gelijkwaardigheid.

1. Het start met feitelijk en concreet te benoemen wat je ziet in gedrag bij een ander. Je praat vanuit jezelf. Jij hebt iets ervaren. Dus “Ik zie/merk dat….

2. Vervolgens deel je wat dit met je doet. Want het gaat om jouw ervaring. Er wordt iets in jou aangeraakt wat je prettig of onprettig vindt.

3. Nu geef je de ruimte aan je gesprekspartner om hierop te reageren. Herkent degene het gedrag in deze concrete situatie? Praat er met elkaar over.

4. Kom samen tot een conclusie. Geef bijvoorbeeld aan welk gedrag je zou wensen en maak hierover afspraken. Of misschien gaf je positieve feedback en spreken jullie af dat je collega jou de komende week meer hierover vertelt, zodat jij je collega kunt leren.

Deze vier fasen zijn een houvast om een gesprek over feedback te starten. En geven je een structuur aan de hand waarvan je kunt oefenen. 

Ik voel de behoefte om hier nog stil te staan bij het belang van ontvangen. Ontvangen heeft ruimte nodig. In ons allemaal.

Als we een compliment (positieve feedback) ontvangen, kunnen we hier soms snel aan voorbij gaan. Het echt laten binnenkomen is spannender. Kan ik het echt ontvangen? Dat ik dit goed heb gedaan? Dat ik hierin talent heb? Dat ik iemand anders hiermee heb geïnspireerd? Het vergt langer stilstaan om de vruchten ervan te kunnen plukken. Een diepere bewustwording van talent geeft meer mogelijkheden om het talent te laten zien en in te zetten in het team.

Ook als we kritiek ontvangen (negatieve/opbouwende feedback) is hierbij stilstaan belang. Als ontvanger het te laten binnenkomen en dieper te ervaren wat de waarneming van de ander met je doet. Doet het pijn om dit te horen? Herken ik het? Zou ik het willen veranderen? Kan ik daarbij hulp gebruiken? Dit stilstaan maakt dat we écht kunnen groeien in het vergroten van zelfkennis en verbinding met elkaar.