Open communicatie wordt vaak genoemd als streven binnen een team of organisatie. Maar pas als we echt weten wat we hiermee bedoelen, kunnen we stappen zetten.

Onder dit streven naar ‘open communicatie’ kunnen verschillende meer concrete wensen liggen. In deze blogreeks ga ik hierop in.

Vandaag deel 7: we spreken mét mensen in plaats van over mensen

We spreken mét mensen in plaats van over mensen

Roddel en achterklap. Het kan een gevoel van saamhorigheid creëren. Een gevoel ergens bij te horen. Daarom kan het zo fijn voelen. Maar het bevordert de verhoudingen op de werkvloer niet. Er wordt indirect met elkaar gesproken. Problemen worden niet daadwerkelijk besproken om ze op te lossen of om dichterbij elkaar te komen. Er is een onderhuidse spanning voelbaar. Die ene collega die contact mijdt met een andere collega. Of soms ontstaan er groepen en een wij-zij gevoel.

Het beïnvloedt de sfeer in het team en verslechtert de onderlinge samenwerking.

Onderliggend kunnen er verschillende dingen spelen die aandacht nodig hebben.

2. Een verminderd onderling vertrouwen

Deze is natuurlijk erg belangrijk. Er kunnen verschillende dingen onder liggen.

Misschien is het team vrij nieuw en moet vertrouwen nog worden opgebouwd. Ook kunnen er organisatorische veranderingen spelen waardoor iedereen meer gericht is op het behoud van eigen posities en zorgt angst voor een gebrek aan openheid. Ook kan in hiërarchische organisaties een gevoel van ‘up’ or ‘out’ spelen. We houden de kaarten op borst om carrière te kunnen maken en vinden het daarom bijvoorbeeld moeilijk om ons kwetsbaar op te stellen, om hulp te vragen of feedback te krijgen. Werkelijke intenties worden niet uitgesproken, maar wel aangevoeld. Het verschil tussen wat de buitenwereld doet en wat we in onszelf voelen draagt bij een onveilig gevoel.

Hier ligt een grote taak voor leidinggevenden en managers om een beweging in gang te zetten van vertrouwen in plaats van wantrouwen. En dat start met gaan tonen van kwetsbaarheid, zowel richting andere managers en leidinggevenden als richting andere medewerkers in de organisatie. 

3. Stevige gesprekken worden gemeden

Ja, ook deze mag best benoemd worden. Soms is er een rotte appel in een team of organisatie. Iemand die het leven van vele mensen zuur maakt. Die zorg tot onvrede en een circuit van steun zoeken bij elkaar en roddelen over diegene. En daarmee is diegene daarmee dus behoorlijk sfeerbepalend. Dit vergt scherp handelen vanuit leidinggevenden. Als het de leidinggevende zelf betreft, moet er een transparante procedure zijn die in dat geval gevolgd kan worden naar hoger management. Je team en de medewerkers zijn eenvoudigweg te kostbaar om dit op z’n beloop te laten.

Uiteraard zal het belang van open communicatie al door de organisatie geleefd moeten worden. Want je wil dat medewerkers zich vrij voelen om hun zorgen en kritiek kenbaar te maken richting degenen die handelingsbevoegd zijn. Het lang kunnen voortbestaan van een slechte sfeer zegt dus ook iets over de stand van communicatie in de organisatie.

Je zou kunnen denken: Maar we zouden toch mét iemand spreken in plaats van óver iemand? Ja. Dat klopt. Als op gelijkwaardig niveau al gepoogd is gesprekken te voeren en feedback te geven, maar dit tot niets leidt, dan is dit niveau uitgespeeld. Dan wordt het tijd dat leidinggevenden met diegene in gesprek gaan. In zoverre wordt er dus ook mét diegene gesproken.

Stevige gesprekken durven voeren is ook een uitwerking van spreken mét in plaats van óver. Het is van belang dat de waarde hiervan ook gezien en gedragen wordt in de organisatie.